Polityka prywatności LiberUp

1. Administrator i kontakt

Administratorem jest LIBERUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, UL. OZORKOWSKA 13A , 95-100 ZGIERZ, Polska; KRS 0001262265, NIP 7322232375, REGON 54553560900000. Wnioski i pytania o dane: support@liberup.pl lub powyższy adres. Obsługuje je upoważniona osoba LiberUp. Ocena obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych na podstawie art. 37 RODO wymaga udokumentowania przed wejściem polityki w życie.

Polityka obejmuje także konta i testowe zamówienia w staging.liberup.pl. Testy operatora mogą używać fikcyjnych danych płatniczych, lecz rzeczywisty e-mail, identyfikatory kont i informacje o aktywacji nadal są danymi osobowymi. Środowisko testowe służy weryfikacji działania i nie otrzymuje lokalnych plików JPK ani danych klientów biura.

Kontakt ogólny, wsparcie techniczne, sprawy kont, rozliczeń, reklamacji i prywatności: support@liberup.pl. Współpraca biznesowa i marketingowa, oferty i propozycje biznesowe: contact@liberup.pl. Nazwa lub wybór skrzynki nie stanowi zgody na otrzymywanie marketingu. Błędne przypisanie sprawy koryguje upoważniona osoba; dotychczasowe upoważnienia nie rozszerzają się automatycznie na nową skrzynkę.

2. Dane i ich źródła

Otrzymujemy dane od osoby zakładającej Konto, kupującej lub kontaktującej się, od uprawnionego przedstawiciela klienta, z komunikacji urządzenia z serwisem oraz od wybranego operatora płatności. Zakres obejmuje e-mail, skrót hasła, weryfikację i zabezpieczenia konta, język i preferencje, dane nabywcy i rozliczeniowe, pozycje i historię zamówień, statusy i identyfikatory transakcji, licencje i ich terminy.

Licencjonowanie wymaga technicznego identyfikatora urządzenia, nazwy podanej przez użytkownika, wersji aplikacji, czasu aktywacji i weryfikacji oraz zdarzeń bezpieczeństwa. Serwis przetwarza adres IP, informacje techniczne żądań i wyniki prób. Kontakt obejmuje adres, treść sprawy, niezbędne dane weryfikacji i obsługi wysyłki. Zgody i akceptacje zapisujemy z wersją i czasem.

Nie prosimy o hasła bankowe, pełne dane kart ani sekrety KSeF. Informacje płatnicze podaje się bezpośrednio operatorowi. Nie należy umieszczać w korespondencji danych szczególnych kategorii ani dokumentacji klientów biura.

Jeżeli dane kontaktowe przedstawiciela lub pracownika otrzymamy od klienta zamiast bezpośrednio od tej osoby, przekazujemy jej wymagane informacje, w tym źródło i kategorie danych, najpóźniej w ciągu miesiąca, a jeżeli wcześniej nawiązujemy kontakt albo ujawniamy dane innemu odbiorcy — najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub ujawnieniu. Wyjątek stosujemy wyłącznie, gdy zachodzi i jest udokumentowana przesłanka z art. 14 ust. 5 RODO. Samo udostępnienie polityki w stopce nie zastępuje doręczenia informacji tej osobie.

Formularz zapisuje wybraną kategorię oraz, jeżeli wybierzesz program, jego identyfikator i nazwę z katalogu w chwili zgłoszenia. Dane te służą przypisaniu sprawy do obsługi; nie są deklaracją zakupu ani posiadania licencji. Dla niezalogowanej osoby treść i dane formularza oczekują na potwierdzenie adresu, maksymalnie 30 minut. Samo otwarcie linku nie przekazuje zgłoszenia; wymagany jest przycisk potwierdzenia. Zalogowane konto używa aktualnego zweryfikowanego adresu konta. Krótkotrwały bufor techniczny obejmuje również stan wysyłki; usuwanie wygasłych rekordów wykonuje zadanie utrzymaniowe, a aktywna wysyłka ma ochronę przed przedwczesnym usunięciem. Korespondencja w Zimbra podlega odrębnym okresom z części o przechowywaniu, także po skasowaniu bufora. Formularz nie umożliwia przesyłania załączników.

3. Cele i podstawy

Konto, zakup, licencja, urządzenia, dostarczenie i obsługa umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku pracownika lub przedstawiciela klienta podstawą kontaktu i obsługi relacji jest uzasadniony interes z art. 6 ust. 1 lit. f. Rozliczenia i wymagane prawem odpowiedzi: art. 6 ust. 1 lit. c.

Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i ustalenie lub obrona konkretnych roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f, przy ocenie niezbędności i praw osoby. Korespondencja przedumowna: lit. b; pozostała komunikacja: lit. f. Dobrowolny marketing i przyszłe opcjonalne śledzenie: art. 6 ust. 1 lit. a oraz, odpowiednio, art. 398–399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Dane wymagane służą wykonaniu danej czynności; ich brak może uniemożliwić konto, zakup, aktywację lub odpowiedź. Pola opcjonalne pozostają dobrowolne. Nie uzależniamy wykonania zakupionej usługi od zgody marketingowej. Wiadomości o bezpieczeństwie, cenie umownej, wygaśnięciu i rozliczeniu nie wymagają zapisu do newslettera.

Szczegóły danych i połączeń JPK_VAT, historii lokalnej oraz logów opisuje Informacja o prywatności aplikacji. Wymagane komunikaty umowne, informacje o bezpieczeństwie i aktualizacjach potrzebnych do zgodności nie zależą od zgody na newsletter ani opcjonalne wiadomości o nowych funkcjach.

4. Pliki lokalne i granica powierzenia

Aplikacje JPK przetwarzają pliki i zapisują wyniki na komputerze użytkownika. LiberUp nie otrzymuje zawartości plików w ramach zwykłego działania aplikacji. Projekt programu zestawień KSeF przewiduje połączenie bezpośrednio z komputera do MF, bez przekazywania LiberUp faktur, tokenów i uprawnień KSeF. To wymaga potwierdzenia testem przed wydaniem programu.

Sama licencja na lokalny program nie oznacza powierzenia LiberUp dokumentów klientów biura. Odrębnie przetwarzamy dane konta i aktywacji. Nie świadczymy wsparcia przez zdalny pulpit; przyjmujemy tylko dane syntetyczne lub skutecznie zanonimizowane. Przypadkowo otrzymany rzeczywisty dokument podlega ograniczeniu dostępu i ocenie usunięcia oraz ewentualnego incydentu; nie staje się automatycznie dozwolonym materiałem diagnostycznym.

Nowa funkcja chmurowa, zdalne przetwarzanie lub telemetria zawartości wymaga wcześniejszej zmiany oceny przepływów, dokumentacji i, jeżeli właściwe, umowy powierzenia. Nie obejmujemy takich przyszłych operacji blankietową zgodą.

5. Odbiorcy i dostawcy

OVHcloud zapewnia VPS i bazę serwisu oraz pocztę OVHcloud Zimbra. W zakresie hostowanych danych działa według właściwej umowy powierzenia, a własne cele opisuje jego polityka. Korzystanie z Zimbra poprzez OVHcloud nie jest równoznaczne z osobnym przekazywaniem całej poczty producentowi oprogramowania. Poniżej podajemy istotne dokumenty usługi.

Na start sprzedaży przewidziany jest Stripe; dane niezbędne do konkretnej płatności przekazujemy tylko rzeczywiście użytemu operatorowi. Publiczne warunki Stripe dla Polski wskazują Stripe Payments Europe, Limited i Stripe Technology Europe, Limited, z rolami zależnymi od usługi. Stripe może działać jako odrębny administrator, m.in. dla obowiązków płatniczych i zapobiegania oszustwom, a w innych czynnościach jako podmiot przetwarzający. Właściwe role i dokumenty dla konta LiberUp wymagają potwierdzenia przed publikacją. Przelewy24 (PayPro S.A.) i Paynow (mElements S.A.) są planowane na później; samo wymienienie nie oznacza aktywnej integracji ani przekazania im danych.

Dostęp mogą mieć upoważnieni pracownicy i współpracownicy LiberUp oraz niezbędni dostawcy IT, księgowości i pomocy prawnej, objęci stosownymi obowiązkami. Organy otrzymują dane, gdy wymaga tego prawo. Tożsamość biura księgowego i dowody umów muszą zostać uzupełnione w rejestrze dostawców przed publikacją.

6. Lokalizacje i transfery

Serwis i bazę danych utrzymujemy na VPS OVHcloud w Warszawie, zgodnie z konfiguracją naszej usługi. W odpowiedzi przekazanej LiberUp 20.10.2026 OVHcloud potwierdziło przechowywanie skrzynek Zimbra i ich kopii w centrach danych we Francji. Lokalizacja przechowywania nie określa samodzielnie krajów dostępu wsparcia, filtrowania i innych czynności podwykonawców. Przed zatwierdzeniem polityki wymagają one powiązania z właściwą umową i rzeczywistą konfiguracją usług.

Transfer poza EOG wymaga podstawy z rozdziału V RODO, np. art. 45 lub 46, i oceny wymaganych zabezpieczeń. Przed włączeniem nowego przepływu dokumentujemy odbiorcę, kraj i mechanizm. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach i sposób otrzymania kopii można uzyskać przez support@liberup.pl. Nie przedstawiamy przyszłych transferów jako już zatwierdzonych.

7. Okresy przechowywania

Dane konta służą obsłudze przez okres korzystania; po zamknięciu pozostaje wyłącznie zakres potrzebny do obowiązków i konkretnych roszczeń. Niezweryfikowane konta bez zakupów i uprawnień kwalifikują się do usunięcia po 30 dniach. Mechanizm porządkowania przewiduje 90 dni dla prób licencyjnych, do 7 dni bufora dla wygasłych rekordów sesji i tokenów oraz do 24 godzin dla wygasłych limitów żądań i nonce. Harmonogram i jego skuteczność wymagają monitorowania.

Dokumentacja podatkowa podlega właściwym terminom, zasadniczo związanym z 5 latami od końca roku upływu terminu zapłaty podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na przedawnienie (art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Dokumenty księgowe podlegają art. 74 ustawy o rachunkowości. Nie liczymy tych okresów jednolicie od daty zamówienia.

Umowy, dowody akceptacji, licencje i spory przechowujemy przez czas wykonania i okres niezbędny dla konkretnych roszczeń według właściwego terminu z art. 118 KC. Dowód zgody nie uprawnia do dalszego marketingu po jej wycofaniu. Treść zwykłych wiadomości kontaktowych i technicznego wsparcia usuwamy po 12 miesiącach od zamknięcia sprawy. Jeżeli wiadomość dokumentuje reklamację, wykonanie umowy lub konkretny spór, zachowujemy wyłącznie potrzebny zakres według właściwej kategorii i czasu roszczeń. Kopie zapasowe i dowody rozliczeń podlegają odrębnym zasadom; ich rzeczywista konfiguracja musi odpowiadać opublikowanej informacji.

Własne kopie bazy LiberUp, kopie obrazu VPS, pocztę w koszu i odzyskiwanie wiadomości rozpatrujemy oddzielnie. Publiczny opis OVHcloud Standard wskazuje codzienną kopię i 24 godziny, ale nie jest dowodem maksymalnego czasu pozostawania każdej danej w każdej kopii. Instrukcja Zimbra opisuje odzyskiwanie przez 30 dni po usunięciu z kosza; dostępność i pełny zakres dla naszego Starter, retencja techniczna oraz usuwanie po zakończeniu usługi wymagają potwierdzenia. Usunięcie wiadomości z kosza nie dowodzi usunięcia jej ze wszystkich kopii. Po odtworzeniu ponownie stosujemy właściwe ograniczenia dostępu i wcześniejsze dyspozycje usunięcia. Wstrzymanie usuwania dla konkretnej sprawy wymaga podstawy, zakresu, właściciela i przeglądu terminu.

Historia ręcznych ponowień mechanizmów obejmuje identyfikator operatora panelu, rodzaj i identyfikator zadania, czas i kod wyniku; nie zapisuje treści e-maili, haseł ani tokenów. Zakończone wpisy usuwamy po 90 dniach, a wpisy nieudanych wiadomości weryfikacyjnych i resetujących hasło po 7 dniach. Aktywne zadanie może być zachowane do ustalenia wyniku; sprawy reklamacyjne, spory i dowody umowy mają osobne okresy opisane w tej polityce.

Dla własnych kopii bazy tworzonych codziennie i przed aktualizacją LiberUp przyjęto 30 dni przechowywania. Szyfrowane kopie przenosimy również na odrębny nośnik poza VPS. Okres 30 dni dotyczy także tych kopii; wyjątek stanowi oddzielona kopia niezbędna do wyjaśnienia konkretnego incydentu lub sporu, z udokumentowaną podstawą, ograniczonym dostępem i przeglądem potrzeby zachowania. Okres ten nie określa retencji kopii OVHcloud ani poczty Zimbra. Wykonanie rotacji, odtworzenia i ponownego zastosowania dyspozycji usunięcia pozostaje elementem odbioru operacyjnego.

8. Zamknięcie konta i statystyki

Zamknięcie Konta i wyłączenie odnowienia są różnymi operacjami opisanymi w Regulaminie. Po zamknięciu ograniczamy przetwarzanie i usuwamy lub anonimizujemy zbędne dane; prawnie wymagane rozliczenia i dowody pozostają z ograniczonym dostępem. Samo zaszyfrowanie danych nie realizuje żądania usunięcia.

Statystyki pozostają bezterminowo wyłącznie po skutecznej anonimizacji, bez możliwości identyfikacji i odtworzenia powiązania. Pseudonimowe identyfikatory i zaszyfrowane dane nadal podlegają RODO i ograniczeniu retencji.

9. Prawa i obsługa wniosków

W granicach RODO przysługuje dostęp i kopia, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie oraz sprzeciw wobec uzasadnionego interesu. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdym czasie. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszych działań. Skargę można złożyć do Prezesa UODO.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w miesiąc; przedłużenie o kolejne dwa miesiące wymaga warunków art. 12 ust. 3 i poinformowania o przyczynie. Weryfikujemy tożsamość proporcjonalnie. Usunięcie może podlegać wyjątkom z art. 17 ust. 3. Nie wymagamy zamknięcia Konta do zadania pytania o dane.

10. Bezpieczeństwo i automatyzacja

Stosujemy kontrolę uprawnień, ochronę sekretów, szyfrowane połączenia, haszowanie haseł i rejestry zdarzeń adekwatne do ryzyka. Automatyczne sprawdzenie płatności, ważności licencji i limitu urządzeń może odmówić operacji; sporny wynik można skierować do człowieka przez support@liberup.pl. Nie prowadzimy aktywnego profilowania reklamowego. Przed wdrożeniem decyzji objętych art. 22 RODO konieczna jest odrębna ocena i informacja.

Podejrzenie naruszenia zgłoś bez przesyłania sekretów ani rzeczywistych dokumentów klientów. LiberUp ocenia incydent i realizuje właściwe obowiązki z art. 33–34 RODO. Nie obiecujemy technicznej niemożliwości wystąpienia incydentu.

11. Newsletter, cookies i profile społecznościowe

Newsletter jest dobrowolny i wymaga właściwej zgody. Można z niego zrezygnować w ustawieniach lub przez kontakt. Niezbędne komunikaty umowne nie są newsletterem. Google Analytics, Google Ads i AdSense pozostają nieaktywne; przed wdrożeniem wymagają aktualizacji informacji, konfiguracji i wymaganych zgód. Inwentarz technologii znajduje się w Polityce cookies.

Facebook, X, YouTube i Instagram służą aktualnościom. Na stronie LiberUp są zwykłe odnośniki, bez pikseli i osadzonych odtwarzaczy. Po przejściu platforma stosuje własne dokumenty. LiberUp przetwarza widoczne dane profilu, komentarze i wiadomości w celu komunikacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f. Nie przesyłaj spraw konta, płatności ani dokumentów klientów przez publiczne komentarze.

Statystyki Facebook Page i ewentualny zakres współadministrowania wymagają oceny art. 26 RODO i właściwych warunków platformy. Dokumentacja i konfiguracja Insights pozostają do potwierdzenia przed aktywnym użyciem. Sama obserwacja profilu nie stanowi zapisu do newslettera.

12. Wersje i powiązania

Polityka opisuje przetwarzanie, nie zastępuje umowy i nie jest zgodą na każde przyszłe wykorzystanie danych. Istotna zmiana celu, dostawcy lub zakresu jest oceniana i komunikowana przed zastosowaniem. Bieżąca wersja i archiwum są w Centrum prawnym; obie wersje językowe i PDF powstają z tej samej treści źródłowej.

Podstawy prawne i przydatne dokumenty

RODO / GDPR — art. 5–7, 12–22, 25–28, 32–34, 37, 44–49; motyw / recital 26

Prawo komunikacji elektronicznej — art. 398–399

Ordynacja podatkowa — art. 70 § 1, 86 § 1

Ustawa o rachunkowości — art. 74

Kodeks cywilny — art. 118

OVHcloud — umowa powierzenia / processing agreement (PDF)

OVHcloud Zimbra — warunki usługi / service terms (PDF)

OVHcloud — polityka prywatności / privacy policy

Stripe — privacy and payment data

Stripe — Poland services agreement

Stripe — data processing agreement

OVHcloud — Zimbra: odzyskiwanie / message recovery